Você sabe o que é BPF? Se não, então precisa acompanhar algumas dicas essenciais de gestão para distribuidoras de medicamentos. Afinal de contas, esse é um conceito importante que pode ajudar a sua empresa a ter melhores resultados, evitar problemas com a Anvisa e ter uma operação mais eficiente em todos os sentidos. Ignorar esse e outros conceitos do tipo podem ser um problema relativamente sério.
BPF, no caso, é um conjunto de Boas Práticas de Fabricação que têm força de lei e exigem certas ações básicas de todas as empresas que trabalham com medicamentos, produtos para saúde, alimentos e cosméticos. Isso inclui fabricantes e processadores, claro, mas também distribuidores desses produtos. Portanto, não saber o que é BPF é uma falha de gestão que pode acarretar vários problemas.
E aí, quer acompanhar algumas dicas essenciais de gestão para distribuidoras de medicamentos? Então siga a leitura abaixo!
5 dicas essenciais de gestão para distribuidoras de medicamentos
1. Conheça a legislação
Existem determinadas leis que uma distribuidora de medicamentos deve seguir, desde a maneira como armazena os remédios até a quem vende, com quais documentos deve vender, como registrar cada operação e por aí vai.
Em seguida, existem normas e resoluções da Anvisa e outros órgãos que têm poder de lei. Não são leis em si, mas devem ser seguidas sob penas e multas específicas para a empresa que não cumpri-las.
Depois, temos as normas e condições corporativas de empresas parceiras. Por exemplo, operadoras de planos de saúde podem ter certas exigências para fazer o pagamento de descontos ou benefícios às distribuidoras e lojas que vendem para seus beneficiários.
São muitos requisitos a cumprir e, portanto, é essencial ter conhecimento de todos para não falhar nenhuma lei. Além disso, é importante uma consultoria de quem conheça o assunto profundamente para implementar processos que permitirão obedecer ao que é exigido. E por falar nisso…
2. Mapeie seus processos
Uma boa gestão para uma distribuidora de medicamentos começa, claro, pelo mapeamento de processos internos. Afinal de contas, esse é um ótimo início para identificar pontas soltas, gargalos de produtividade e otimizar o fluxo interno no geral.
O mapeamento dos processos da empresa consiste no desenvolvimento de um fluxograma interno de todas as ações realizadas dentro do negócio (desde o recebimento de produtos até a venda ou envio deles) e controle de métricas.
Por exemplo, deve-se saber de quantos em quantos dias chega um carregamento de medicamentos, qual o tempo médio para descarregar a carga, quanto tempo ela fica no estoque, quanto tempo leva para recuperar o item de lá e por aí vai.
3. Otimize cada parte dos processos
Depois que você mapear seus processos, notará que existem certas barrigas ou gargalos em certas partes. Uma barriga é um processo em excesso, ou seja, que não precisa ser realizado. Normalmente, ela adiciona tempo e consome recursos que poderiam ser melhor utilizados em outra área.
Já um gargalo é um processo que é feito em um ritmo muito abaixo do processo anterior. Por causa disso, ele gera um “engarrafamento” de produtos, insumos ou o que for, esperando para serem processados.
O ideal é eliminar barrigas e alargar gargalos, de modo a garantir um fluxo mais fluído e bem desenvolvido, mais produtivo e com melhores resultados.
4. Busque certificações de processos
Entidades como Anvisa, Inmetro, ISO e muitas outras emitem certificações, selos e outros documentos para empresas que cumprem suas normas ou requisitos. Isso, no geral, é visto como uma ferramenta de marketing para convencer os consumidores, mas tem uma função de gestão muito importante.
Normalmente, essas normas e certificações trazem resultados produtivos muito significativos. Cumpri-las significa organizar a empresa de maneira mais interessante. Por isso, buscar as certificações ajuda a empresa a funcionar de maneira mais ágil e otimizada.
5. Controle seu fluxo de caixa
Por fim, é importante ter em mente que uma distribuidora de medicamentos precisa lidar muito bem com o seu fluxo de caixa. Afinal de contas, há uma diferença entre os prazos para receber e pagar valores.
Por exemplo, todos sabem que operadoras de planos de saúde demoram algum tempo para repassar valores ou pagar compromissos com as empresas de saúde, inclusive distribuidoras de medicamentos.
Por isso, é importante ter controle do fluxo de caixa para poder pagar todos os compromissos na data certa, sem depender desses pagamentos em datas complicadas. Ter uma reserva financeira pode ajudar nisso.
Pronto! Essas são as principais dicas de gestão para distribuidoras de medicamentos. Se sua empresa não cumpre com esse básico da administração do nicho, então é sinal de que poderá ter problemas no futuro próximo. Portanto, é hora de trocar de rumo. Lembre-se de que 50% de todas as empresas do mercado brasileiro fecham as portas com menos de 5 anos de atuação e um dos principais motivos disso é a baixa qualidade de gestão. Portanto, conserte esse problema para ter maior longevidade no seu negócio.
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