Resoluções de problemas são fundamentais para o processo administrativo de uma empresa, conseguir corrigir de maneira rápida e eficaz, possíveis falhas que venham a acontecer.
Apesar de erros fazerem parte de qualquer processo, existem falhas que não podem ser cometidas, pois podem causar problemas graves para a empresa.
Nesses casos podem reconhecer a gestão de conflitos, ou estruturar procedimentos a serem colocados em prática caso as coisas aconteçam fora do programado.
Mas antes disso, é importante saber identificar quais falhas que não podem ser cometidas de jeito nenhum. E para te ajudar, separamos os principais assuntos:
- O que são processos administrativos?
- 6 falhas que toda empresa deve evitar
- Como ter um processo administrativo exemplar?
- Como o relógio de ponto pode te ajudar?
O que são processos administrativos?
É o conjunto de ações que compõem a base de uma empresa, desde o cuidado com o financeiro até a realização das tarefas e entrega de propostas. Responsável por gestar processos, recursos e pessoas.
Nenhuma empresa sobrevive sem processos administrativos consistentes, pois sem uma base, os encaminhamentos ficam sem sentido e correm risco de não serem rentáveis, o que acaba prejudicando a fase de expansão.
É o avanço da gestão, que amplia e cria um direcionamento consistente para cumprir os objetivos da empresa e desenvolver a sua equipe.
6 falhas que toda empresa deve evitar
Como em todas as ações executadas em conjunto ou até mesmo individual podem conter erros, na empresa isso não é diferente. Mas devem se atentar para não cometer falhas que prejudiquem demais a gestão da empresa.
Por conta disso, separamos as 6 falhas principais para que comece a criar uma estruturação, que evite cometê-las ou que as solucione rapidamente.
- Postura inflexível
Estamos em um momento de expansão digital e tecnológica, na qual os conceitos vão ganhando novos significados, as empresas acabam se adaptando e aderindo às diversidades, novos processos e inovações.
Se a empresa se tornar totalmente resistente às mudanças, ela se torna ultrapassada e antiquada, o que acaba por causar desconforto nos colaboradores que possuam grandes ideias para melhorar o desempenho da equipe.
E acaba sendo uma das maiores falhas, porque se continua entregando mais do mesmo, sempre terá um concorrente se reinventando e isso leva muitas empresas à falência. - Não seguir a cultura organizacional
Criar missão, visão e valores para uma organização é sempre muito gratificante, mostra em poucas palavras o que buscam ser quanto à corporação, quais são os objetivos futuros e o motivo de sua criação.
Mas para que os colaboradores a sigam e sintam orgulho de fazer parte do quadro de funcionários, é preciso que exista um segmento para manter essa cultura na prática.
Porque não seguir a cultura organizacional é o mesmo que renegar tudo o que a empresa é, e tudo o que buscam fazer para que se torne a maior naquela área. - Não criar um código de conduta
São as normas, regras e comportamentos aceitáveis e inaceitáveis dentro de uma corporação, que podem possuir um reconhecimento ou penalidade de acordo com as ações.
Mas com a falta de um código de conduta, o colaborador não poderá ser punido por nenhum ato, pois este não fora informado com antecedência que seria uma ação inaceitável.
O que acaba dando margem para que haja conflitos e desentendimentos dentro da equipe. É importante ter regras e valorizar o capital humano.
- Falta de transparência
Os funcionários quando se deparam com algum acontecimento, acabam criando várias especulações e comentários para conseguir entender o que ocorreu.
É importante que a própria empresa informe a equipe, se algo não sair conforme foi esperado, para que todos estejam preparados e até possam sugerir soluções para resolver o problema.
Mas quando a empresa esconde informações que são importantes para o todo, a confiança acaba sendo quebrada e a credibilidade também decai.
- Má gestão de tempo
Realizar reuniões longas sem que haja necessidade, ou até mesmo fazer reuniões sem que realmente precise do contato em equipe, pode acabar atrapalhando a rotina de trabalho dos colabores.
Podem ficar com a sensação de tempo perdido, ou de que podiam ter resolvido com apenas uma mensagem de texto. É importante aplicar metodologias ágeis nas reuniões.
A má gestão de tempo prejudica o alinhamento da equipe e compromete o tempo que seriam gastos em ações, em que os resultados seriam mais proveitosos. - Ruídos na comunicação
Quando as informações não são entregues de maneira clara, objetiva e transparente elas se perdem e dão margem para interpretações diversas o que acaba causando um entendimento superficial do assunto em questão.
É necessário definir um meio de comunicação em que todos tenham acesso, e principalmente que entendam o que está sendo dito, independente do cargo que ocupe.
É importante evitar os ruídos na comunicação para que não sejam gerados conflitos, problemas e desconfortos sem necessidade alguma, isso também fere a imagem da empresa.
Como ter um processo administrativo exemplar?
Ter um passo a passo para saber o que deve ser feito, também colabora para que o processo administrativo não tenha falhas e seja exemplar, por isso separamos os principais pontos a serem seguidos.
Planejamento
Estabelecer quais são as metas, os principais objetivos, o que precisa ser feito para a realização de ações e para alcançar um crescimento mensal e anual gradativo.Qualquer tipo de processo exige o mínimo de preparação e planejamento para serem cumpridos com cautela.
Organização
Após o planejamento, deve ser organizado quem serão os responsáveis por cada ação, quais serão os prazos, o que será feito primeiro, quais são os planos A e B.
Definir quais recursos serão utilizados e qual será as devidas quantidades, quanto precisará ser reposto e o que ficou faltando repor, identificar o que já foi cumprido e qual o momento de rever ações.
Acompanhamento
Depois de planejar e organizar, é preciso realizar o acompanhamento para saber se tudo está acontecendo dentro do prazo estabelecido, se algum responsável está sobrecarregado ou com alguma dificuldade.
Se algo não está dando certo para corrigir de imediato, se ocorreu mudanças no decorrer das ações e principalmente se estão cumprindo com os objetivos e metas elaboradas.
Pode parecer simples, mas não é uma tarefa fácil colocar esses 3 pilares em prática, é preciso manter uma base de dados e informações para serem checadas constantemente e também relatórios para análises.
Como o relógio de ponto pode te ajudar?
Para conseguir manter tudo devidamente organizado, e proporcionar mais autonomia e consulta em tempo real aos líderes e colaboradores, é preciso fazer uso de tecnologias.
E muitas tecnologias desenvolvem ferramentas com armazenamento em nuvem, totalmente rastreável, seguro, com proteção de dados e possibilidade de acesso em tempo real de qualquer lugar.
É o caso do software de relógio de ponto, na OItchau você pode ver muito além dos horários de entrada e saída dos seus colaboradores, pode realizar a automatização de processos.
Reduzir em 80% o tempo de fechamento de folha, além dos recursos materiais já que por ser digital, pode armazenar dados e criar relatórios sem a necessidade de impressão, e tudo pode ser feito na hora que a empresa desejar.
Com o acesso, só precisa contactar a equipe em caso de manutenção ou mudança de planos, pois todo o controle das informações são da empresa, tem flexibilidade em regras de ponto e possui uma gestão descentralizada.
Também possibilita a gestão de custos de faturamento de projetos, é tudo que um processo administrativo precisa em um único lugar, favorecendo os pontos principais positivos de planejamento, organização e acompanhamento.
