Uma equipe remota está além de nosso alcance físico, ou seja, a interação com ela é limitada e deve ser feita de maneira eficiente. Seja pela imposição das condições externas, ou por necessidade de mão-de-obra especializada, uma equipe de freelancers pode ser necessária no projeto.
Devemos deixar claro o conceito de “equipe remota”: é qualquer grupo de pessoas que não pode ser contatado pessoalmente. Isso inclui, portanto, funcionários em home office e profissionais autônomos.
Nossas dicas são voltadas, principalmente, para o segundo caso.
Veja 7 dicas para gerenciar freelancers e colaboradores em home office — sem perda de produtividade!
1. Use a técnica Kanban com equipe remota
O Kanban consiste em um método visual para acompanhar o fluxo de trabalho da equipe, podendo ser remota ou não. Em resumo, ele funciona através de colunas e cartões, deixando o trabalho mais “visual” para os gestores.
Vamos usar como exemplo a produção de um post para redes sociais. Primeiro temos que escolher o tema, depois montar uma imagem e, por último, escrever o texto. Portanto, nesse exemplo simplificado, precisamos de 3 colunas no sistema Kanban.
A tarefa “produzir post” se inicia em “escolher tema”; quando o trabalho é feito, pula para “montar imagem”, e assim vai até sua conclusão. Em cada etapa, é fundamental ter um colaborador responsável pela qualidade do produto final.
2. Mantenha a equipe remota focada e alinhada
A parte mais difícil em lidar com equipe remota é manter o foco dos colaboradores. Afinal, com certeza há muito mais distrações em casa do que no trabalho, dificultando a concentração do colaborador.
Além disso, é necessário que os indivíduos trabalhem em harmonia entre si. Ou seja, é como se cada colaborador fosse parte de um motor, cujo funcionamento depende do somatório de todas as peças.
Para que isso aconteça, fique atento quanto aos resultados produzidos pela equipe. Se houver algum desalinhamento, isso ficará evidente no resultado de seu trabalho.
Nesse momento, ter um ERP é fundamental!
3. Defina objetivos claros e simples
Um erro comum ao lidar com freelancer é deixar os objetos obscuros demais, ou complexos demais. Isso pode gerar confusão, dado que o profissional não está no dia a dia da empresa, e não conhece seus costumes.
O ideal é sempre manter objetivos claros e simples, ao passo que também oferece liberdade ao colaborador. Lembre-se que freelancers são profissionais experientes e que entendem do assunto.
Se você colocar um molde no trabalho dele, pode não aproveitar tudo o que ele tem a oferecer.
Outro ponto importante é especificar a tarefa de cada integrante da equipe remota, ainda mais se houver freelancers!
4. Especifique a tarefa de cada um dos integrantes
A organização de uma equipe remota segue os mesmos princípios de qualquer outra equipe: cada profissional tem uma tarefa específica, pela qual deve prezar e garantir o melhor resultado possível.
Portanto, retornando ao exemplo da criação de post para redes sociais, cada etapa do processo precisa ser realizada por um integrante da equipe. Se for um trabalho mais complexo, é importante que um colaborador fique como supervisor de cada etapa, garantindo a qualidade e alinhamento do produto que sairá dela.
5. Seja claro quanto ao trabalho de cada freelancer
Quando lidamos com equipe remota, principalmente com freelancers, é vital especificar a tarefa de cada integrante. No caso, tenha em mente que o profissional vai fazer o que foi pedido, exatamente da maneira que for requisitado.
Em outras palavras, é muito raro surgirem erros por parte do profissional. Quando isso acontece, geralmente ocorre por má comunicação com o mesmo, e a falta de detalhes deve ser evitada.
É por isso que os profissionais dessa área trabalham com “briefing”.
Um briefing contém, em detalhes, tudo o que o profissional precisa fazer para a empresa. Se algo não estiver no briefing, ele não está obrigado a fazer, e pode (e vai) cobrar adicionais pelos serviços prestados.
6. Freelancer não é CLT
Tome muito cuidado na hora de contratar os serviços de um freelancer, pois, como bem diz o título, ele não segue o contrato CLT. Aliás, usar a força de trabalho de PJ, exigindo o mesmo de um colaborador CLT, acarreta diversos problemas para sua empresa.
Tenha em mente que o freelancer pode trabalhar para qualquer organização, e não é exclusivo de sua companhia. Portanto, sua empresa não pode exigir ser a única atendida por ele, pois isso configura CLT e implica ações trabalhistas sérias.
7. Cheque regularmente se o projeto está caminhando
Por último, uma excelente maneira de gerenciar equipe remota é checar o andamento do projeto. Afinal, se algo estiver fora dos eixos, é mais fácil de resolver o problema logo no início.
Mais uma vez o método Kanban se mostra eficiente para isso. Todavia, vale conferir de perto cada “peça” do projeto, assegurando que todas elas vão se “encaixar” no final. Checar isso uma vez por semana é suficiente.
Viu como gerenciar uma equipe remota pode se tornar simples? O segredo é manter o pessoal alinhado e com tarefas bem definidas!
