Falta de confiança para terceirizar processos administrativos essenciais é uma das principais dificuldades enfrentadas por empresas pequenas
O desejo de abrir o próprio negócio parece estar ganhando popularidade nos últimos anos. Se, por um lado, ele é motivado pela precarização do trabalho, a ascensão das pessoas jurídicas e dos microempreendedores individuais, por outro, cresce a vontade dos mais jovens de inovar em seu segmento profissional.
Contudo, nem todo mundo sabe quais são os processos da empresa essenciais para mantê-la financeiramente equilibrada, como acompanhar as contas a pagar e receber, lidar com diversos trâmites bancários e imprevistos, calcular o faturamento, acompanhar novas tendências do mercado e garantir o pagamento dos funcionários.
Desde a década de 1980, é comum que, em grandes corporações, esses serviços contábeis e administrativos sejam realizados e centralizados por uma equipe especializada. Esse método é conhecido como Centro de Serviços Compartilhados (CSC), que permite a redução de custos e promove eficácia operacional a partir da escala de operações e especialização, eliminando, assim, funções duplicadas.
CSC para microempresários
Uma pesquisa realizada na Faculdade de Economia, Administração e Contabilidade
da Universidade de São Paulo (FEA USP) buscou identificar quais são as limitações principais enfrentadas por pequenos empresários e as alternativas possíveis para solucioná-las.
No estudo, o mestrando Milton Francesconi realizou entrevistas, adotando abordagens qualitativas e quantitativas. Na primeira etapa, foram entrevistados quatro clientes e quatro ex-clientes de seu empreendimento, que atua como consultor de processos de gestão. Essa pesquisa qualitativa identificou pontos limitantes a partir do relato da experiência de clientes com a prestadora de serviços.
A próxima etapa foi marcada pela abordagem quantitativa, em que 200 questionários desconhecidos por Francesconi foram enviados para pequenos e microempresários.
O objetivo era compreender um comportamento comum entre esses agentes, mediante às rotinas administrativas, além de verificar a percepção desses empreendedores sobre a possibilidade de terceirização dessas atividades para equipes especializadas, que prestem esses serviços.
Conclusões da pesquisa
Uma das limitações levantadas pela pesquisa foi a falta de confiança do microempresário. Acostumado a cuidar de seu negócio e lidar com tarefas burocráticas sozinho, ele apresenta dificuldades em abrir os dados das suas finanças e da sua empresa para outra pessoa.
Se a confiança é um elemento fundamental para qualquer negociação e estabelecimento de parcerias, a centralização da prestação de serviço em uma única pessoa cria um ambiente de trabalho sobrecarregado, o que acaba por restringir muito o número de possíveis clientes.
Outra conclusão apontada pela pesquisa é a de que a estratégia CSC é possível, mas exige uma mudança de cultura desses empreendimentos a fim de ser aplicada. É preciso flexibilidade para implementar rotinas padronizadas e modelos de operações que considerem as particularidades das empresas pequenas.
Ferramentas CSC
Entre as principais ferramentas da estratégia CSC, está a automatização do processo de faturamento de produtos e serviços prestados, incluindo emissão de boletos e XML, sigla para “Extensible Markup Language”, que permite gerar linguagens para marcação de necessidades especiais e facilidade de compartilhamento de informações na internet.
Outra tarefa fundamental e trabalhosa é a emissão de notas fiscais eletrônicas. Especialmente no caso de uma empresa pequena, que oferece serviços e produtos para diferentes regiões do país, isso exige um cadastro nas prefeituras das cidades em que o trabalho é realizado, além de um arquivo organizado e minucioso de clientes, serviços e inteligência tributária para pagar todos os impostos em dia.
Além de prestar serviços, equipes especializadas são boas opções para quem precisa de orientações para o planejamento financeiro da empresa, o que permite aos microempresários analisar as melhores estratégias antes de traçar planos e diretrizes rentáveis para o seu negócio, capazes de conciliar equilíbrio financeiro, metas e reconhecimento de sua equipe.
