Um ambiente que evoca a seriedade, organização, limpeza, charme e até a credibilidade de uma empresa deve sempre ser sua sala de reunião. Quando reuniões começam a se tornar mais frequentes, é extremamente recomendável que uma dessas salas sejam planejadas para uma empresa, já que o ato de reunir colaboradores, gestores e CEOs em uma sala ou grupos com seus respectivos clientes pode ser uma das ações mais essenciais do dia-a-dia de uma empresa.
É através dessas reuniões que as informações mais importantes sobre o serviço são passadas para os colaboradores e, dessa forma, é preciso investir em um ambiente sério e que permita atenção e compromisso de quem está ali.
As cores do local, por exemplo, são uma das partes chaves durante o planejamento de uma dessas salas. Apesar de parecer um pequeno detalhe, não há como negar que o design interior muda por completo dependendo das cores escolhidas para o chão e a parede, além da iluminação mudar dependendo também dessas cores. Para deixar o ambiente leve e agradável, é comum aplicar cores neutras e claras nas paredes, pois os tons quentes, vivos e alegres podem poluir o ambiente e tirar a atenção e foco das pessoas.
Outro fator seria a iluminação interna em si, que deve ser de maior parte uma iluminação artificial e não de fora do prédio da empresa, já que essa iluminação natural pode distrair quem está dentro da sala ou ficar no caminho de uma conferência por meio de vídeo, apresentações de slides e mais. Sendo assim, o investimento em um bom planejamento interior é o primeiro passo para montar uma ótima sala de reuniões.
Porém, com tudo já planejado, construído e com resultados satisfatórios, é preciso começar a apostar em itens que toda sala de reunião precisa para funcionar. Há cinco itens que são considerados indispensáveis para qualquer sala de reunião, sendo assim é preciso conhecer eles e investir neles para tornar as reuniões em algo muito mais confortável, sério e com credibilidade.
Quais os itens indispensáveis para uma sala de reuniões completa?
Existem cinco itens que é preciso considerar no momento da compra de decoração e móveis para uma sala de reuniões completa. Vale notar que decoração aleatória deve ser evitada ao máximo, além do fato das salas de reunião normalmente serem espaços pequenos, é uma forma de distrair as pessoas, portanto o ideal é deixar o local o mais minimalista possível para aumentar a produtividade e atenção durante as reuniões.
Esses cinco itens possuem preços muito variáveis no mercado, portanto qualquer empresa, pequena ou grande, pode investir em comprar esses tipos de móveis e tecnologia para sua sala de reunião ficar totalmente equipada e completa para o próximo encontro. Esses itens também mostram ao cliente que a empresa é dedicada e séria com seu trabalho.
Mesa de reunião
Talvez algo óbvio, porém a mesa de reunião precisa sempre estar dentro de uma sala de reunião que se preze. Ela precisa ser escolhida com cuidado, sempre pensando na quantidade média de pessoas que vão participar de reuniões frequentemente.
Caso as reuniões sejam apenas, por exemplo, entre duas ou três pessoas, uma pequena mesa no estilo de escritório seria uma opção. Caso as reuniões reúnam um setor inteiro da empresa, ela precisa ser longa e suportar muitas pessoas. Porém, é importante considerar o tamanho da sala para que o móvel não fique desproporcional e exagerado a ponto de prejudicar a circulação e a passagem das pessoas no ambiente.
Cadeiras ergonômicas
Uma experiência horrível para colaboradores e clientes seria passar uma hora, duas horas ou até mais em uma reunião onde não há conforto para as costas. É preciso que a empresa compre cadeiras, porém especificamente as ergonômicas para que haja um conforto real durante os encontros. O melhor é optar por cadeiras com rodas, braços e com ajuste de altura para que haja um conforto para todas as pessoas presentes.
Climatização
Por conta de uma sala de reunião depender da luz interior, também não é bom ter uma janela aberta para que o ar entre. O melhor é ter uma climatização interior por meio de um ar condicionado, pois é imprescindível para amenizar o calor ou o frio da sala, mantendo a temperatura agradável em qualquer estação do ano.
Tecnologia integrada
A tecnologia integrada dentro da sala é ideal, pois projetos e apresentações são realizadas dentro da sala de reuniões. Integrar todos os equipamentos a um painel de controle único evita problemas e facilita o controle deles.
Câmeras para a videoconferência
Para fazer ligações com clientes de longa distância, com pessoas que estão em regime home office e outros casos, as câmeras para a videoconferência se tornaram essenciais na sociedade atual. O campo de visão da câmera deve ser livre de objetos e deve garantir uma boa qualidade de vídeo para ambas as partes.
