Gerar Nota Fiscal de Serviço Eletrônica é muito fácil se você tiver um software específico para isso. Por esse motivo, escritórios contábeis como o Contabilidade Castelo Forte conseguem fazer emissões de nota fiscal muito rapidamente, especialmente em serviços de automação da emissão e envio de notas para os clientes. No entanto, como gerar esse tipo de nota sem o auxílio de softwares específicos?
Hoje em dia, as empresas brasileiras gastam cerca de 2.000 horas de trabalho todos os anos para lidar com as suas demandas contábeis, sendo as mais comuns e mais demoradas justamente a emissão de Notas. O problema para muitas empresas é a obrigatoriedade de emissão das notas em todos os casos (a única exceção é para os 11 milhões de MEIs que atendem os consumidores finais). Diante disso, é vital saber como otimizar esse tempo com a emissão das notas.
Quer saber como gerar Nota Fiscal de Serviço Eletrônica? Então, confira o passo a passo abaixo!
Como gerar Nota Fiscal de Serviço Eletrônica em 5 passos
1. Cadastre-se na Prefeitura da sua cidade
Para emitir Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, é necessário ter um cadastro na Prefeitura da sua cidade e usar o sistema disponibilizado por ela. Na vasta maioria dos casos, é possível atrelar um sistema específico com o da Prefeitura e usá-lo para fazer emissões (em muitos casos, automatizadas).
No entanto, para que possa cumprir com essa obrigação, você precisará ir até a Prefeitura e seguir o protocolo disponibilizado por ela. Em alguns casos, esse processo pode ser feito pela Internet; em outros, deve ser feito presencialmente. Depende de cada Prefeitura.
É nesse processo que você conseguirá os itens necessários para prosseguir o passo 2.
2. Tenha acesso a uma senha para criar um login no sistema
Depois de fazer o cadastro na Prefeitura, você obterá dados de acesso ao sistema local para criar a sua conta e começar a emitir as notas. Novamente, cada sistema é único e pode funcionar de maneira diferente, mas o mecanismo básico é o mesmo: você deve usar os dados fornecidos pela Prefeitura para fazer o primeiro login. Depois disso, o próximo passo é criar a sua própria senha para que ninguém mais tenha acesso ao portal.
Em alguns casos, a Prefeitura exige algumas comprovações de que você é quem realmente diz ser. Depende muito de cada situação, mas caso seja necessária uma comprovação extra, as instruções para isso serão fornecidas pela Prefeitura.
3. Entre no sistema e inicie a emissão da Nota
Pronto! Com cadastro feito e o login criado, é hora de dar início ao processo de emissão de Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas. O procedimento é muito simples: basta entrar no sistema, e com o seu login e senha clicar na opção desejada a fim de emitir uma nova Nota.
Como mencionado, existem muitos sistemas que permitem integração com os sistemas das Prefeituras, e fazem isso de forma automatizada. Se você for usar um software desses, precisará ver os tutoriais disponíveis para não cometer erros. No entanto, cada programa terá a sua maneira de integração. Sendo assim, você terá que procurar por conteúdos próprios para cada um.
4. Preencha os dados da Nota com todas as informações necessárias
Depois que você deu início à emissão da Nota Fiscal, o programa da Prefeitura apresentará uma ficha com vários campos para você preencher. O processo de preenchimento depende de cada situação ou tipo de serviço, mas funciona mais ou menos do mesmo jeito em todos os casos.
Ao começar, você precisará identificar quem foi o tomador do serviço prestado, ou seja, o seu cliente. Caso tenha sido uma pessoa física, basta inserir o CPF que o sistema provavelmente conseguirá identificá-la por conta própria. Já se o cliente foi uma pessoa jurídica, deverá inserir o CNPJ. Se o sistema não encontrar a empresa cliente, você poderá emitir a Nota informando dados, como a razão social, endereço e telefone da empresa.
Depois de identificar o tomador, você precisará informar o serviço prestado, o valor pago e a porcentagem dos impostos. Caso você seja um dos 11 milhões de MEIs, o processo é muito simples pois MEIs não pagam impostos na Nota. Então, é só inserir o código da atividade e o valor recebido. Caso você não seja um MEI, precisará da ajuda de um contador para inserir a porcentagem de impostos.
5. Revise os dados e emita a Nota
Depois de tudo preenchido, revise os dados com atenção e clique em Emitir Nota. É importante revisar as informações porque, uma vez que a Nota tenha sido emitida, você não poderá “corrigi-la”. Por isso, teria de cancelar a Nota (e apresentar um motivo) para emitir outra.
Agora que você já sabe como gerar Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, poderá atender mais clientes na sua empresa e até mesmo atender aqueles que forem Pessoa Jurídica (caso seja um MEI, por exemplo). A emissão das Notas permitirá que você fique em dia com as suas obrigações e possa trabalhar sem riscos de ter problemas com a Receita Federal no futuro.
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