Desde o início da pandemia no Brasil, em meados de março, muitas empresas precisaram adaptar suas dinâmicas de trabalho. Com as medidas de isolamento social muitas funções passaram a ser desempenhadas de casa.

Antes da panema 51% das companhias brasileiras não adotavam o trabalho remoto em nenhuma de suas áreas. Isso porque, boa parte dos gestores acreditavam que o home office traria queda na produtividade.

Agora, no entanto, a mudança nesse pensamento pode ser vista nitidamente. Segundo pesquisa feita pela ISE Business School, 80% de gestores brasileiros aprovam o home office. 

Ainda segundo a pesquisa, cerca de 60% dos entrevistados afirmaram que o trabalho em casa melhorou a eficiência e produtividade entre os funcionários. 

Sendo assim, essa é uma tendência para o mercado mesmo depois da pandemia. Mas como garantir que a produtividade continue alta? 

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Analise o perfil da sua equipe

Antes de qualquer coisa, é importante que você saiba que nem todo mundo tem o perfil para trabalhar em casa. Algumas pessoas se distraem muito facilmente e precisam ser acompanhadas e cobradas regularmente para que possam produzir. 

Por isso, o monitoramento de produtividade não se resume apenas a estipular metas e acompanhar os números da sua equipe. Para gerir uma equipe home office é primordial que o gestor tenha a habilidade de gerir pessoas. 

Sendo assim, em situações normais não é recomendado escolher aleatoriamente quem vai trabalhar de casa. O perfil de cada um irá determinar sua produtividade e como ele deve ser liderado à distância. 

Verifique a infraestrutura disponível 

O regime de home office pegou muita gente de surpresa e a maioria das pessoas não tinha um espaço em casa  reservado para esse fim. 

A produtividade está diretamente ligada a qualidade do equipamento e espaço, seja dentro das empresa ou dentro de casa. Por isso, é importante que as organizações dêem atenção especial a esse quesito. 

Antes de transferir seus funcionários para o trabalho home office certifique-se que eles dispõem de todas as condições necessárias para desempenhar suas funções. 

Um espaço silencioso e sem distrações, um computador em bom estado e uma boa conexão à internet  são primordiais para isso. 

Você pode optar em disponibilizar o computador para o funcionário ou deixar a cargo dele se responsabilizar por providenciá-lo. 

Oferecer uma ajuda de custos para gastos com energia e para a compra de mobiliário apropriado para o trabalho são bons incentivos. 

Realize reuniões diárias

O trabalho remoto facilitou muito a realização de reuniões entre membros da equipe. Isso porque, elas podem ser feitas por meio de plataformas de chamada de vídeo que oferecem recursos para o compartilhamento de apresentações e representações gráficas de resultado. 

Assim, fazer reuniões todos os dias antes do começo do expediente é uma boa forma de avaliar diariamente em grupo os resultados coletivos e individuais, tirar dúvidas, propor melhorias e manter toda a equipe em sintonia.

Entrega de informações

Você pode organizar um sistema de registro de informações. Ou seja, criar planilhas de acompanhamento e relatórios diários que devem ser preenchidos para que, tanto você quanto os próprios funcionários, acompanhem graficamente as metas a serem batidas. 

É importante que o gestor mensure a produtividade por ações e não pelo tempo. Aqui é dada a atenção às tarefas realizadas, ou seja, o quanto o funcionário fez para cumprir com as metas estipuladas para ele. 

Sendo assim, não mensure a produtividade contabilizando o tempo. Ao invés disso, estipule tarefas e prazos para elas serem cumpridas

Use a tecnologia 

O home office só é possível por conta de recursos tecnológicos. E como não podia deixar de ser o mercado high-tech já conta com inúmeras plataformas e aplicativos de gerenciamento de projetos,  monitoramento de resultados e relacionamento entre os funcionários. 

Confira alguns desses recursos: 

Nuvem 

Muita gente provavelmente já conhecia e utilizava para fins pessoais esse recurso antes mesmo da pandemia. No entanto, as plataformas de armazenamento e compartilhamento de documentos por nuvem se mostraram ótimas ferramentas para o trabalho em equipe. 

Por meio de sites, como o Google Drive e o Dropbox, é possível compartilhar documentos importantes sem precisar enviar inúmeros emails para todo mundo. Além disso, é possível que arquivos sejam sincronizados e trabalhados em colaboração. 

Plataformas de gerenciamento de projetos

Plataformas, como o Trello, When I Work e IDoneThis, permitem que tarefas individuais e em equipe sejam organizadas e acompanhadas por todo mundo.

É importante ressaltar que cada uma das alternativas citadas tem suas particularidades.  Mas, de modo geral, todas elas permitem que os colaboradores registrem as tarefas que devem ser feitas ao longo do dia, semana ou mês e irem atualizando os status delas à medida que forem sendo feitas. 

Sites de videoconferência 

Sites como o Skype, Google Meets e Zoom são indispensáveis para o home office. Afinal, eles permitem que os funcionários façam chamadas em vídeo e áudio  além de compartilhar tela para fazer apresentações e compartilhar outros arquivos.

Para ilustrar as facilidades desses sites imagine o seguinte cenário:

Uma equipe de marketing de uma importante rede de consultórios odontológicos está trabalhando em um projeto para aumentar a procura por atendimento na pandemia.

Um membro da equipe precisa apresentar os números de pesquisas feitas nos motores de busca das palavras-chave determinadas pela equipe para as ações online. 

Sendo assim, ele montou uma apresentação com uma tabela contendo as palavras  extração de dente, implante dentário e aparelho transparente. Ele compartilhou a sua tela durante a chamada de vídeo e explicou para todos os presentes os dados mostrados sem precisar enviar o arquivo via email para cada um deles. 

Nessa mesma reunião a equipe conseguiu também iniciar o planejamento da estratégia  para criar conteúdos que contenham a expressão aparelho invisível sem perder tempo mudando equipamentos e distribuindo relatórios para todo mundo. 

Equilíbrio é tudo 

Com esse conteúdo você pôde ver que é possível manter uma equipe motivada e produtiva mesmo à distância. É importante lembrar, no entanto, que o home office precisa ser pautado pelo equilíbrio. 

Por estarem trabalhando em casa muitos colaboradores têm dificuldade em delimitar  horários e acabam trabalhando mais do que deveriam.

Para garantir que seus colaboradores continuem produtivos certifique-se de que eles estão encerrando o expediente no horário certo e que tenham um tempo  livre em casa.  

Texto produzido por Estela Lima, redatora da empresa Clínica Ideal.