Toda organização em algum momento enfrenta o problema de não saber ao certo ou o que é dado ou não certo em sua gestão nos diferentes setores. Esse é o momento em que a avaliação e o diagnóstico dos processos se tornam necessários. Vale ressaltar que é diferente o diagnóstico empresarial conhecido.
Os processos são essenciais em uma organização e podem definir o fluxo de atividades e nenhum mapeamento de como as etapas operacionais podem contribuir na produção de um produto / serviço.
A utilização do ambiente corporativo exige constantes alterações no ‘modo de fazer’, ou que leva à compreensão dos processos que podem ser frequentemente revistos e otimizados.
Uma avaliação e diagnóstico de processos exigem uma visão externa que pode dar uma análise precisa da situação atual da empresa e quais são os aspectos que precisam ser melhores. Confira no artigo, os principais pontos que devem ser considerados, segundo o Plano Consultoria Empresarial :
Uma das finalidades da avaliação e diagnóstico dos processos é identificar:
- Quais são os pontos que podem ser melhores;
- Como pode ser feita uma otimização de recursos;
- De que maneira pode ser realizada uma redução de custos.
Um dos principais objetivos da avaliação e diagnóstico é o de obter melhores resultados em todos os processos da organização.
De acordo com as necessidades da empresa, o diagnóstico normalmente inclui:
- Uma análise de todo o contexto externo que envolve uma organização (partes interessadas);
- O mapeamento da cadeia de valor;
- Envolver uma criação de diagramas de transferências;
- Priorização de causas;
- São planos de melhoria;
- As ações são implementadas para melhorar o desempenho, usando os indicadores de desempenho (KPI) utilizados na organização.
Compreenda sobre a Avaliação de Processos
Quando se fala em avaliação de processos em uma organização, é preciso que compreenda que a estruturação e a melhoria não ocorrem em todos os processos simultâneos. É fundamental que se faça o que é conhecido como avaliação de maturidade dos processos que, resumidamente, visa identificar quais são os processos mais críticos a serem solucionados.
Uma vez que as principais causas de problemas são resolvidas, é possível que o gerenciamento de negócios pense em estratégias que podem ser aplicadas no contexto atual da organização.
Outra utilização de avaliação de processos é uma organização que tem uma compreensão sobre quais são os resultados de suas práticas em comparação com os parâmetros globais de referência.
Avaliação e diagnóstico de processos – quando torna-se essencial
Existem alguns sinais que exigem a necessidade de processos que são considerados e diagnosticados:
Padrões imprecisos
Cada processo em uma empresa funciona respeitando os padrões e as ordens. A execução das atividades respeita um modelo de execução, o que garante o alcance dos objetivos por meio dos resultados.
Há etapas de uso inadequado no momento da produção de um produto / serviço; sem processo de distribuição; momento da divulgação, etc.
Sempre que houver dúvidas quanto aos padrões que são usados ou quando mostra indefinidos, é indicado uma avaliação e diagnóstico de processos.
Queda na execução
Esse é um indício da necessidade de melhoria de processos em uma empresa. Incluindo organizações que atuam com a produção de produtos e passam pelo problema de baixa taxa, que resulta em poucas vendas e prejuízos, usando um diagnóstico médico.
Esse é um quadro que exige investigação minuciosa, pode causar a realização de pesquisas de mercado, levantamento financeiro, entre outras ações.
Feedback negativo no tempo
O que envolve uma avaliação e um diagnóstico de processos é uma análise junto aos colaboradores da organização sobre o trabalho realizado em cada segmento de negócio.
É o momento em que a lista diretamente com atividades que permite um panorama mais preciso dos problemas que estão ocorrendo, portanto, esse feedback é crucial, e quando negativo, indica a necessidade de avaliação e diagnóstico de processos.
Tecnologia inadequada
A tecnologia é fator essencial para o processo de gerenciamento e controle de processos. Uma automação de processos é fundamental já que é capaz de integrar todas as aplicações, monitoramento ou trabalho, otimização ou andamento da execução de atividades e substituição de processos manuais por meio da execução de softwares.
Necessidade de mudanças constantes nos processos organizacionais
Um termo muito utilizado quando se fala em processos ou redesenho de processos (To Be), que refere o desenvolvimento de estratégias para otimização em todas as áreas da organização.
É sempre necessária a revisão e atualização de processos, para que uma empresa possa funcionar perfeitamente, apresentando constante melhoria e desenvolvendo no ambiente organizacional.
A avaliação e o diagnóstico de processos possibilitam a organização de todos os setores e seus setores, tornando-se apta, inclusive, alcançando objetivos importantes, como alcançar vantagens competitivas para medir a otimização da aplicação do tempo, que pode ser usado para outras práticas organizacionais fundamentais.
Por Daiana Barasa
